Administrasi Kelompok

 

BAB I.  PENDAHULUAN

  

1.1.      Latar Belakang

 

Administrasi kelompok adalah segala bentuk catat mencatat maupun pendokumentasian yang ditujukan untuk merekam berbagai aktifitas penting kelompok.

Maju mundurnya suatu kelompok sangat di tentukan oleh administrasi kelompok tersebut, sehingga untuk membentuk dan menjalankan kelompok yang baik dan maju maka Administrasi Kelompok haruslah sangat di perhatikan sehingga dengan administrasi yang baik kelompok akan berjalan sesuai dengan harapan para anggotanya.

Kegiatan Administrasi / penatausahaan Kelompok Tani  sangatlah penting, sebagai salah satu alat untuk menilai dan mengukur kemajuan yang telah dicapai.  Disamping itu juga administrasi kelompok merupakan faktor penentu dalam meningkatkan kapasitas kelompok atau kelas kemampuan kelompok tani.

1.2.  Tujuan Pembelajaran Umum

Setelah mengikuti materi ini peserta mampu  memahami dan menjalankan administrasi  kelompok dalam mendukung keterampilan catat-mencatat dan pendokumentasian kegiatan kelompok.

1.3.  Tujuan Pembelajaran Khusus

    Setelah mengikuti materi ini peserta diharapkan mampu:

1.        Menjelaskan pengertian dan Tujuan administrasi umum kelompok.

2.        Menjelaskan  jenis-jenis administrasi umum kelompok.

1.4.  Pokok Bahasan

     Adapun pokok bahasan untuk materi ini adalah :

1.        Pengertian administrasi kelompok.

2.        Tujuan  Administrasi kelompok

3.        Jenis-jenis administrasi  kelompok.

 

BAB II.  ADMINISTRASI  KELOMPOK

2.1.       Pengertian

Administrasi kelompok adalah pencatatan / pendokumentasian segala hal yang berkaitan dengan penyelenggaraan kelompok, sebagai acuan bagi semua anggota dan pengurus dala, pengelolaan kelompok, agar semua aktifitas penting kelompok terekam dengan baik.

Administrasi Kelompok biasanya dijalankan oleh para pengurus kelompok yang mempunyai tugas utama membantu sebuah kelompok meningkatkan efektifitasnya dengan cara menyempurnakan penatausahaan kegiatan kelompok itu. Termasuk di dalamnya bagaimana pengurus dan anggotanya melakukan kegiatan-kegiatannya yang harus dicatat dan dibukukan, bagaimana mereka mengindetifikasi dan mencatat permasalahan serta solusi penyelesaian masalah, bagaimana mereka mencatat hasil keputusan-keputusan musyawarah, dan bagaimana mereka membuat laporan-laporan kegiatan kelompok berdasarkan rencana kelompok yang telah dimusyawarahkan.

Untuk melaksanakan semua itu , pengurus kelompok perlu memiliki pengetahuan dan keterampilan dasar mengenai beberapa hal yang berkaitan erat dengan proses dan administrasi umum yang penting dilakukan dalam kelompok.

2.2.      Tujuan Administrasi Kelompok

Pencatatan dan pendokumentasian bertujuan untuk :

1.        Memudahkan anggota dalam melihat berbagai aktivitas kelompok

2.        Memudahkan dalam melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap perkembangan kelompok

3.        Memberikan informasi secara lebih mudah jika pihak luar yang ingin mengetahui kemajuan dan perkembangan kelompok

 

2.3.      Jenis-Jenis Administrasi Kelompok

A.    Administrasi Umum

Kegiatan Administrasi / penatausahaan Kelompok Tani sangatlah penting, sebagai salah satu alat untuk menilai dan mengukur kemajuan yang telah dicapai, buku-buku yang harus ada di Kelompok Tani diantaranya :

1.    Buku Daftar Anggota

Buku daftar anggota adalah buku yang memuat informasi mengenai identitas anggota kelompok. Selain itu, buku ini juga menjelaskan tentang Identitas anggotanya,juga menjelaskan tentang  Berapa jumlah laki-laki dan perempuan, Berapa luas Lahan yang dimiliki,Berapa populasi tanaman yang dimiliki, jenis apa yang ditanam, tahun berapa awal penanaman, Berapa jumlah anggota keluarga, Alamat, Blok Kebun dsb, semua data-data baik yang berkaitan dengan pemilik kebun atau lahan dapat disediakan di buku ini.

 

BUKU DAFTAR ANGGOTA

NO.	NAMA	TGL LAHIR / UMUR	L/P	PEKERJAAN	ALAMAT	TGL. MASUK ANGGOTA	LUAS LAHAN	TTD
1	2	3	4	5	6	7		8

 

2.       Buku Susunan Pengurus

Buku ini memuat keterangan berkaitan dengan para pengurus kelompok.

  Contoh 1.        Buku Susunan Pengurus

No	Nama	TTL / Umur	Alamat	Jabatan	Masa Jabatan
					Mulai	Selesai
1	2	3	4	5	6	7

 

Contoh 2.

BUKU SUSUNAN PENGURUS

PERIODE TAHUN ....... SAMPAI DENGAN .........

 

NO.	NAMA	TGL LAHIR	L/P	PEKERJAAN	ALAMAT	JABATAN	TGL DIANGKAT	BERHENTI
								TGL	ALASAN	TTD
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

 

3.       Buku Catatan Pertemuan / Notulen Rapat

 

Buku catatan pertemuan rapat berisi proses dan seluruh hasil diskusi yang dilaksanakan dalam sebuah rapat atau pertemuan anggota.

Buku Rapat sangat bermanfaat untuk mengevaluasi masalah-masalah yang terjadi dan upaya pemecahan masalah yang telah ditempuh, sehingga tidak terjebak kedalam masalah yang sama tanpa penyelesaian yang baik.

 Buku ini juga sangat berguna ketika pihak luar yang akan memberikan bantuan atau pinjaman ingin mengetahui permasalahan-permasalahan yang terjadi di kelompok tani.

Catatan Pertemuan / Rapat

Hari                                               : Tanggal                                          : Tempat                                          : Jumlah Yang Hadir                          :               Orang Proses Pertemuan (acara)………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………… Hasil / keputusan Rapat …………………………………………………………………………………………………………………       Pengurus                                                                                 Notulen

 

BUKU NOTULEN RAPAT

 

NO.	HARI / TGL	TEMPAT	POKOK BAHASAN / AGENDA RAPAT	PESERTA	JML PESERTA	HASIL KESEPAKATAN
1	2	3	4	5	6	7

 

 

4.       Buku Daftar Hadir

Buku ini berisi daftar nama-nama atau anggota yang ikut menghadiri pertemuan / rapat anggota.

DAFTAR HADIR PERTEMUAN Topik Pertemuan     : Hari / Tanggal         : Lokasi / Tempat      : Isi Pertemuan          :
No	Nama Peserta	Jabatan	Alamat	Tanda Tangan
1	2	3	4	5

 

5.       Buku Catatan Kegiatan

Buku ini berisi seluruh kegiatan kelompok baik berisi pokok-pokok kegiatan di lapangan apa saja yang telah dilakukan oleh atau atas nama kelompok.

Buku ini berisi tentang Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, baik dari Proyek-proyek Pemerintah atau kegiatan-kegiatan rutin Kelompok Tani, seperti rencana pembibitan, penanaman, pemupukan, penyiangan, pengendalian hama dan penyakit, atau pertemuan rutin kelompok tani.

Buku Catatan Kegiatan

No	Hari/Tanggal Kegiatan	Rencana / Pokok Kegiatan	Hasil Pelaksanaan Yang Dicapai	Tanda Tangan
1	2	3	4	5

 

6.       Buku tamu

Buku ini berisi daftar nama tamu dari instansi/lembaga serta maksud kedatangan.

BUKU TAMU

No	Hari/ Tanggal	Nama	Instansi/ Alamat	Jabatan/ pekerjaan	Keperluan/Maksud Tujuan	Pesan Dan Kesan	Tanda Tangan
1	2	3	4	5	6	7	8

 

7.       Buku Agenda Surat

Buku ini berisi informasi mengenai surat masuk dan keluar dari/ke kelompok.

a.        Agenda surat masuk

No	No.Surat	Tanggal Surat	Tanggal Diterima	Pengirim	Instansi/Alamat	Perihal
1	2	3	4	5	6	7

 

b.       Agenda surat keluar

No	No.Surat	Tanggal Diterbitkan	Orang yang Dituju	Instansi/Alamat	Perihal
1	2	3	4	5	6

 

B.      Buku Administrasi Keuangan

 

Administrasi keuangan merupakan proses pendokumentasian transaksi keuangan dalam bentuk catatan.  Buku catatan keuangan meliputi :

 

1.       Buku Kas Harian

BUKU KAS HARIAN

Bulan            :

Tahun           :

Tgl.	Uraian	No.Bukti Kas	Jumlah
			Pemasukan	Pengeluaran
1	2	3	4	5

 

2.       Kas Tunai

 

TANGGAL	URAIAN	PENERIMAAN (Rp)	PENGELUARAN (Rp)	SALDO (Rp)
1	2	3	4	5

 

3.       Buku Kas umum

 

PENERIMAAN				PENGELUARAN
No	Tanggal	Uraian	Jumlah (Rp)	No	Tanggal	Uraian	Jumlah (Rp)
1	2	3	4	5	6	7	8

 

4.       Buku Bank

 

Tanggal	Uraian	Nomor Bukti	Penerimaan	Pengeluaran	Saldo
1	2	3	4	5	6

 

5.       Rekapitulasi Kas

 

No	Uraian	Rekap s/d bulan lalu		Rekap bulan ini		Rekap s/d bulan lalu
		Debet	Kredit	Debet	Kredit	Debet	Kredit
1	2	3	4	5	6	7	8

 

C.      Buku Administrasi Pendukung

 

1.       Buku Inventari

No.	Jenis Inventaris	Jumlah	Kondisi	Keterangan
1	2	3	4	5

 

2.       Buku Ekspedisi

 

Buku ekspedisi berisi informasi tentang Surat Keluar yang sudah diagendakan  sudah dikirim atau diekspedisi kepada yang dituju.

BUKU EKSPEDISI

 

NO.	TGL PENGIRIMAN	NO SURAT	ALAMAT	PRIHAL	T. TANGAN	KETERANGAN
1	2	3	4	5	6	7

 

 

3.       Buku Saran-saran anggota

 

Buku saran-saran anggota berisi informasi mengenai saran-saran dari anggota yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja pengurus ataupun anggota lain dalam kelompok.

 

NO.	TGL	NAMA ANGGOTA	ALAMAT	PEKERJAAN	SARAN-SARAN	TTD ANGGOTA	PENGURUS
							TANGGAPAN	TTD
1	2	3	4	5	6	7	8	9

 

4.       Buku Catatan Usaha

Tanggal	Uraian	Satuan	Harga	Jumlah
1	2	3	4	5

  

 

BAB III.   KESIMPULAN DAN SARAN

 

3.1.  Kesimpulan

Administrasi kelompok adalah pencatatan / pendokumentasian segala hal yang berkaitan dengan penyelenggaraan kelompok, sebagai acuan bagi semua anggota dan pengurus dala, pengelolaan kelompok, agar semua aktifitas penting kelompok terekam dengan baik.

Pencatatan dan pendokumentasian bertujuan untuk emudahkan anggota dalam melihat berbagai aktivitas kelompok, Memudahkan dalam melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap perkembangan kelompok, dan Memberikan informasi secara lebih mudah jika pihak luar yang ingin mengetahui kemajuan dan perkembangan kelompok

3.2.  Saran

Administarsi kelompok hendaknya disusun secara sederhana, mudah dimengerti, sesuai kebutuhan, informasi singkat dan jelas serta dilampiri dengan bukti-bukti pendukung.

                                                                      Watansoppeng,   Mei 2022

Disahkan. Kepala UPT KPH Walanae         Ir. H.MUHAMMAD JUNAN, S.Hut, IPM NIP. 19770121 199603 1003

Penyusun, Penyuluh Kehutanan         MARIANA, S.Hut NIP. 19690719 200604 2 012

 

 

SUMBER PUSTAKA

 

Indehost, 2012.  Administrasi Kelompok Tani. 

 

http://kelompokternakpucakmanik.blogspot.com,   diakses tgl 9 Mei 2012.

 

Syukur 08, 2012.  Administrasi Kelompok Tani.  diterbitkan 17 Oktober 2011.

 

 http://id.shvoong.com/business-management/management/2220230-  

            administrasi-kelompok-tani/#ixzz1oEJ8amhc.  diakses tgl 9 Mei 2012.

 

Anonim, 2011.  Manajemen Kelompok.  Bahan Ajar  Pelatihan Teknik Fasilitasi.   Balai Diklat Kehutanan, Makassar.